変化し続ける今日のビジネスにおいて、拡大と成長の必要性に迫られ、組織は運営方法を見直しています。人事部門の役割も同様に見直されていますが、組織の成長と拡大とともに、人事はどのように進化していけばよいのでしょうか。
その解決策の一つは、人事向けのソフトウェア・アズ・ア・サービス（SaaS）の活用です。実際、Deloitteの給与計算業務調査によると、3分の1近くの組織がすでにSaaSテクノロジーを利用し給与計算業務を行っています。そこで、SaaS型人事システムが企業にもたらすメリットについて、いくつかご紹介します。
コストの最適化
SaaS型人事システムを活用する最大のメリットの1つは、管理時間とコストの削減です。SaaSはクラウドベースのソフトウェアを活用するため、組織の既存の給与IT設備等の物理的要素をバーチャルサーバーに移行することとなり、インターネットを介して簡単にアクセスできるようになります。これにより、SaaSプロバイダーがソフトウェアの整備や管理を行うため、組織が高価なハードウェアやソフトウェアに投資する必要がなくなります。
同様に、人事ソフトウェアの購入の際はほとんどの場合ライセンスモデルが適用され、通常、年間のライセンス料のために多額な初期費用を支払う必要があります。一方SaaS型人事システムは、サブスクリプションベースで費用が発生することで初期費用を削減できるため、組織は月次または年次でコストを分散させ、必要に応じてスケールアップやスケールダウンを行うことができます。
拡張性
SaaS型人事システムは拡張性に優れているため、人員増に対応するためのキャパシティ調整や、リモートワークの従業員の受け入れなど、需要に応じて柔軟に人事システムを強化することができます。従来の人事システムでは、人事のハードウェアやソフトウェアだけでなく、社内のプロセス全体を刷新する必要があるため、スケールアップやスケールダウンには多大な労力を要しました。しかし、SaaS型人事システムモデルでは、すべての情報やデータがクラウド上で管理されているため、組織はソフトウェアやサーバー、設備基盤に追加投資することなく、システムを柔軟に調整することが可能です。
アクセスの容易性
SaaSを利用する大きなメリットは、ユーザーがインターネットに接続している限り、ほぼすべてのデバイスから、どこでも人事サービスやリソースにアクセスできることです。従業員が人事リソースにアクセスするためにオフィスに常駐する必要がある従来の人事システムとは異なり、SaaSではサービスや情報をいつでも即座に利用できるため、生産性と効率性を大幅に向上させることが可能です。人事マネジャーが給与支払報告書を承認したり、管理者が従業員の休暇記録にアクセスしたり承認したりすることが実際に出勤せずに可能になります。また、SaaS型人事システムは、さまざまな地域で働く従業員もしくは出張中の従業員も、人事チームを経由することなく人事サービスやリソースにアクセスできるため、リモートワークの従業員を抱える組織にも最適な選択肢といえます。これにより従業員がどこに拠点を置いていても、チーム内での繋がりとコミュニケーションレベルが向上します。
カスタマイズ
SaaS型人事システムは高度なカスタマイズが可能なため、人事の管理業務やデータ管理にかかる時間を短縮し、戦略的な取り組みに集中することができます。例えば、人事は関係者に提示する必要のある給与計算やデータ管理のレポートの種類を決定したり、特定の業界特有のコンプライアンス規制に対応したりすることができます。カスタマイズ可能な機能は、各組織のニーズに対応できる人事システムを保証するため、人事チームの時間とリソースを大幅に節約することもできます。
SaaS型人事モデルに移行することで、組織はコスト削減、機敏性の向上、組織全体のコミュニケーション改善といった大きなメリットを得ることができます。そして何より、技術的な要件を心配することなく、組織の規模に応じた拡張が可能になります。もちろん、組織にとって適切なSaaS型人事システムプラットフォームを決定する際には複数の考慮事項があり、最終的には組織のニーズと経済力次第ですが、1つのSaaSにコミットする前に、綿密な調査を行い、レビューを閲覧し条件について交渉することが最善のアプローチといえます。
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